Руководство по Asana

асана вход в личный кабинет. Руководство по Asana Его рекомендуется сохранить или записать.

Руководство по Asana

Сервис Asana – не просто таск-менеджер, позволяющий создавать задачи и контролировать их выполнение. Он обладает набором удобных инструментов для коммуникации сотрудников компании, организации проектов и всего рабочего процесса, формирования отчётов и отслеживания личной эффективности, а также для взаимодействия с клиентами. К сожалению, сервис недоступен на русском языке. Вам придётся использовать англоязычную версию.

Проект основан в 2008 г. Дастином Аароном Московицем (сооснователь Facebook) и Джастином Розенштейном (инженер), а запущен в 2011 г. С тех пор платформа получила массу улучшений. Изначально она позиционировалась в качестве личного пользования и для работы небольших команд. Но сегодня им успешно пользуются крупные бренды и компании: Sony Music, Givenchy, Air France, Avon, Uber, Vodafone и др.

Ключевые возможности

  1. Визуализация рабочего процесса – доски, списки, графики, календари.
  2. Управление проектами – задачи и подзадачи, выдача доступов, шаблоны, установление зависимости между задачами, отслеживание сроков выполнения, постановка приоритетов.
  3. Отчётность – уведомления, графики, нагрузка, экспорт проектов.
  4. Коммуникации – комментарии и лайки к задачам, обсуждения по задачам/проектам.
  5. Поиск задач/проектов, сотрудников, тегов в системе.
  6. Мобильные приложения для Android и iOS – синхронизация в режиме реального времени на всех устройствах.
  7. Горячие клавиши для оперативной работы.
  8. Личная эффективность – постановка плана на предстоящий день.

Тарифы Asana

Разработчик предлагает 4 тарифных плана:

  1. Basic (бесплатно навсегда) – базовый функционал. Рассчитан на команды до 15 человек. Включает функции создания проектов-задач-подзадач, позволяет устанавливать сроки, просматривать календарь, обновлять статус.
  2. Premium (13,49$ за 1 пользователя при оплате на месяц, при годовой оплате – 10,99$ за каждого пользователя). Появляется доступ к временной шкале, расширенному поиску, отчётам, установлению зависимости между задачами, формированию приватных групп в команде.
  3. Business (30,49$ и 24,99$ за каждого пользователя). Расширены возможности по отслеживанию эффективности команды, доступен конструктор пользовательских правил.
  4. Enterprise (стоимость можно узнать в отделе продаж). Включает все перечисленные инструменты, а также даёт дополнительную безопасность и приоритетную поддержку.

Вы можете воспользоваться 30-дневным пробным периодом по пакетам Premium и Business. Но для этого при регистрации потребуется ввод вашей платёжной карты.

Старт работы: регистрация

Откройте главную страницу, нажимайте Try for free. Система запросит адрес электронной почты, на который будет направлено письмо с подтверждением регистрации. Перейдите по ссылке и заполните поля: имя и фамилию, пароль для входа в систему.

Вам предстоит ответить ещё на несколько вопросов: в какой команде вы работаете (сфера бизнеса), и какое название будет у вашей команды?

Дальше вы попадаете на домашнюю страницу в аккаунте Asana с лаконичным интерфейсом. Здесь будут отображаться предстоящие задачи и самые важные проекты. Первое, что необходимо сделать – создать проект (New Project).

Система переводит на страницу с шаблонами проектов на основе вашего ответа при регистрации. Я указывал сферу маркетинга. При этом вы можете выбрать пустой бланк или один из шаблонов. Я пойду по первому пути.

Настройки проекта

1 шаг – укажите название проекта, тип его представления (список, доска, временная шкала, календарь), приватность (доступен для участников определённой команды, отдельным участникам проекта, только мне).

2 шаг – упорядочение задач по разделам. Например, я создам 3 раздела: предстоящие, выполняемые и завершённые задачи с помощью опции Add section.

3 шаг – добавление задач. Нажимайте на блок Add Task и создавайте задачи. У вас откроется окно для указания деталей: название, исполнитель (можно ввести электронную почту и пригласить сотрудника к работе с помощью автоматически отправленного письма из системы), дедлайн, описание.

Задаче нужно присвоить раздел – у меня «Предстоящие задачи». При необходимости добавляется подзадача (Add Subtask). В самом низу есть поле для внесения комментариев, вопросов, прикрепления файлов. Когда создание задачи будет завершено, нажимайте стрелку вправо, чтобы сохранить её.

В самом верху блока создания задачи есть дополнительные настройки:

  • прикрепить файл (с компьютера, Dropbox, Google Drive, Box, One Drive/Share Point);
  • создать подзадачу;
  • скопировать ссылку на задачу;
  • поставить лайк этой задаче;
  • под троеточием скрыты несколько опций (на весь экран, присвоить задачу другому проекту, присвоить метки, добавить теги, сделать дубль задачи, создать следующую задачу, распечатать, удалить подзадачу/задачу).

Обратите внимание, справа указаны горячие клавиши для некоторых функций.

Обзор интерфейса

Теперь я вкратце опишу, из каких областей состоит интерфейс системы:

Боковая панель

  • домашняя страница (Home), мои задачи (My Tasks), уведомления (Inbox), портфолио (Portfolios).
  • доступ в избранное (Favorites).
  • доступ к отчётам (Reports).
  • команды (Teams), к которым вы присоединились или которые создали.

Горизонтальная панель

  • поиск (Search) – позволяет искать задачи, проекты, диалоги, теги, сотрудников.
  • знак «+» – кнопка для быстрого создания задачи, проекта, диалога, команды, приглашения сотрудников.
  • знак «?» – справка от разработчика на английском языке.
  • модернизация (Upgrade) – изменение тарифного плана.
  • профиль – доступ к переключению между личным рабочим пространством и организацией, здесь же задаются настройки обоих пространств.

Действия по проекту

Откройте созданный вами проект. Под стрелкой вниз есть ряд основных опций по проекту:

  • Edit project details – смена названия/описания.
  • Color – изменение цвета.
  • Copy project link – копирование URL.
  • Save layout as default – сохранение макета по умолчанию.
  • Duplicate – создание дубля.
  • Convert to template – преобразование в шаблон (для платных тарифов).
  • Import – добавление задачи через CSV, электронную почту, формы.
  • Export/Print – экспорт проекта/задач в формате CSV, JSON, распечатка проекта.
  • Archive – архивирование.
  • Delete project – удаление.

Нажимая на звездочку, вы добавите проект в избранное. При наведении на «i» вы получите основные сведения по проекту.

Ниже под названием расположены типы отображения проекта:

  • List – в виде списка.
  • Board – в форме канбан-досок.
  • Timeline – сроки выполнения.
  • Calendar – в формате календаря, отображает задачи с заданными сроками.
  • Progress – данные по состоянию и графику выполнения.
  • Forms – формы, в которых указываются имя и адрес электронной почты, с их помощью собирается информация от сотрудников путём ответов на поставленные вопросы.
  • Conversation – обсуждение проекта с другими пользователями.
  • Files – показывает задачи с вложениями.

Как установить зависимости между задачами?

Функция позволяет помечать задачу, как ожидающую другую задачу. Что это значит? Например, один сотрудник работает над выполнением задачи, после завершения которой следующий сотрудник должен приступить к выполнению своего задания. Опция доступна только в платных пакетах.

Чтобы пометить задачу, как зависимую от другой, нужно сделать следующее:

  • открыть задачу;
  • нажать на 3 точки и выбрать из списка Make dependent;
  • в открывшемся окне начать вводить название зависимой задачи;
  • выбрать нужную задачу из списка и сохранить.

Когда исполнитель первой задачи пометит её выполненной, другой сотрудник получит уведомление о возможности выполнять своё задание. Причём одна задача может зависеть от нескольких, соответственно, несколько задач могут зависеть от одной.

Как Asana делает работу команды веселее и продуктивнее?

Есть несколько «летающих» картинок, которые появляются после выполнения задачи – феникс, единорог, йети, нарвал. Настройки задаются в профиле вашего аккаунта и будут использоваться только для него: My Profile Settings-Display-Show occasional celebrations upon task completion.

@ – символ связывает сотрудников, проекты, задачи, теги и диалоги. Например, введите @имя сотрудника в задаче или диалоге, и он автоматически получит уведомление в блоке Inbox своего аккаунта.

Emojis – добавляются в названии проекта/задачи, описании, комментариях и диалогах.

Приложения, часто используемые с Asana

Несмотря на то, что Asana довольно гибкий инструмент, есть ряд приложений, которые существенно повышают эффективность работы в таск-менеджере.

Slack – для оперативного обсуждения рабочих моментов. С помощью приложения вам удастся преобразовывать сообщения в задачи, совершать некоторые действия над задачами и создавать новые прямо в сервисе Slack.

Google Drive – позволяет хранить документы и использовать их при создании задач в Asana, то есть прикреплять к ним файлы.

Google Calendar – синхронизация проектов, тегов и задач с календарём в Google.

Instagantt – создание диаграмм Ганта для визуализации планирования проектов и задач. Причём в этом веб-приложении можно создавать задачи, которые автоматически появятся в Asana.

Tableau – инструмент бизнес-аналитики для построения отчётов по задачам и эффективности команд.

Кроме того, Asana интегрируется с другими таск-менеджерами: Trello – инструкция здесь, Jira – мануал в разделе Integrations.

Мобильные приложения

Разработчик предлагает приложения для 2 систем:

Приложения обеспечивают доступ к задачам, проектам, диалогам, входящим сообщениям, быстрому добавлению, поиску. Все данные обновляются в режиме реального времени.

Отзывы об Asana

Пользователи ставят жирный плюс за дружелюбный и интуитивно понятный интерфейс. Несмотря на обширный функционал, экран не перегружен кнопками, все элементы легко найти и применять. Для большинства пользователей отсутствие русской версии не является проблемой – юзабилити перекрывает этот недостаток.

Аналоги

Среди сервисов по управлению проектами с русскоязычным интерфейсом я выделяю:

  • Trello – удобная и простая платформа с наличием бесплатной версии. Обзор Trello
  • Wrike – довольно мощный продукт с широким набором функционала и адаптивным дизайном. Обзор Wrike

Вывод

На первый взгляд может показаться, что Asana вызывает сложности из-за отсутствия русскоязычной версии. Но на самом деле интерфейс и функциональность сервиса настолько простые, что буквально после первого знакомства с системой вы научитесь оперативно создавать задачи.

Стоимость более, чем приемлемая. Никаких специальных навыков для изучения и работы с платформой точно не потребуется. Функционал обширный – помимо планирования и создания задач есть возможность отслеживать время их выполнения и формировать отчёты. С помощью интеграций существенно расширяется перечень возможностей.

Руководство для начинающих по использованию Asana для отслеживания любого проекта

Asana — это один из лучших инструментов для повышения производительности, который вы можете использовать бесплатно, и он идеально подходит для творческого профессионала, который хочет управлять своим расписанием. Он поставляется с множеством вариантов настройки, но когда вы впервые изучаете веревки, его универсальность может показаться пугающей.

Давай в этом легко. Вот как можно создать и отслеживать проект с помощью Asana.

Шаг 1: Войдите в систему и познакомьтесь

Начальный экран создания проекта Asana

Asana работает в Интернете, поэтому, когда вы настраиваете свой проект, вам необходимо войти в свою учетную запись. Если вы еще не зарегистрировались, попробуйте сначала бесплатную учетную запись Basic и посмотрите, нравится ли вам это. Для более продвинутых целей у Asana разные ценовые уровни.

Если вы пытались управлять проектом с помощью Trello, мы уже говорили о том, как Asana сравнивается с Trello как инструментом управления проектами.

Trello vs. Asana: лучший бесплатный инструмент управления проектами …

Trello vs. Asana: лучший бесплатный инструмент управления проектами …
Выбор между Трелло и Асаной затруднен. Здесь мы сравниваем бесплатные планы и помогаем вам решить, какой инструмент управления проектами лучше для вашей команды.
Прочитайте больше

,

После того, как вы зарегистрируетесь, вы увидите домашнюю страницу, похожую на скриншот выше. Вдоль левой стороны находится ваша боковая панель. В центре под Задачи скоро Вы увидите список вещей, которые нужно выполнить. Ниже вы увидите значки ваших недавно открытых проектов.

Шаг 2: Создайте новый проект

Создать проект Asana Добавить новый проект

Чтобы создать новый проект, перейдите на боковую панель. Под Командынажмите +> Добавить проект,

Как только вы это сделаете, вы увидите новый экран с списком шаблонов на выбор. Пойдем с Пустой проект, Для отслеживания ежедневных задач вам не нужно больше, чем это.

Создать проект Asana Выберите шаблон

После того, как вы нажмете на Пустой проектвам будет предложено добавить свои данные. Именно здесь вы устанавливаете «правила», которые определяют внешний вид вашего проекта.

Поскольку этот проект помогает мне справляться с повседневными задачами, я собираюсь установить Приватный для меня, Больше никому не нужно это видеть.

Создать проект Asana Добавить детали

Далее нажмите Создать проект, Асана создаст этот проект в категории «Команды» на боковой панели.

Шаг 3: Измените свой цвет проекта

Создание проекта Asana Изменить цвета проекта

Теперь, когда вы создали свой новый проект, вы можете настроить его цвет. Это облегчает просмотр в вашем календаре.

Чтобы настроить свой цвет, нажмите «…» рядом с названием вашего проекта. Под Установить цвет подсветкивыберите образец.

Шаг 4. Создайте повторяющуюся задачу

Создать проект Asana Создать повторяющуюся задачу

Прелесть Asana в том, что вы можете создавать несколько задач с разными параметрами внутри каждого проекта.

Любая задача также может быть повторяющейся. Чтобы создать повторяющуюся задачу, нажмите на название вашего проекта — «Учебник Асаны» — под Команды раздел на боковой панели. Это гарантирует, что проект активен.

Под Списокнажмите Добавить задачу, Это автоматически добавит карту задач в правой части вашего рабочего пространства. Здесь вы будете заполнять свои данные.

Создать задачу Asana Project Assign

В этом уроке я хочу сказать, что это задача для публикации искусства в Twitter.

Чтобы назначить кому-либо задачу, щелкните значок человека рядом с датой исполнения. Введите их имя. При нажатии на их имя пользователя задача назначается им.

Срок выполнения проекта Asana

Далее, давайте дадим эту задачу в срок. Для этого нажмите на Срок оплаты значок. Это вызывает календарь и список дат, которые вы можете выбрать.

Для этой задачи я собираюсь установить крайний срок 24 марта. Но я также хочу, чтобы эта задача повторялась один раз в день, как только я закончил ее создавать.

Чтобы включить повтор, нажмите Установить повторить, Это сделает выпадающее меню всплывающим, где вы можете выбрать ежедневные, периодические, еженедельные, ежемесячные или годовые интервалы.

Создать проект Asana Назначить повторяющийся срок исполнения

Вы также можете нажать Добавить время иметь задачу в определенное время каждый день. Для этого урока я собираюсь напечатать в 11:00 утра.

Создать проект Asana Назначить срок выполнения Время

После того, как вы закончите, нажмите Готово, Вы увидите всплывающее окно с новым заданием, в котором будут указаны его название, срок выполнения и назначение. Список,

Тем не менее, что делать, если вы хотите создать задачу для более сложного проекта? Что если эта задача имеет жесткую дату завершения или вам нужно выполнить несколько шагов?

Шаг 5. Создание задачи с подзадачами

Создать проект Asana Добавить одну задачу

Чтобы создать задачу с жесткой датой окончания, выполните тот же процесс, который мы изложили в Шаг 4,

Нажмите на Добавить задачу, заполните заголовок, адресата и срок выполнения, но когда вы доберетесь до срока выполнения, не нажимайте Установить повторить, Это не нужно.

Создать окно описания проекта Asana

Под заголовком вы увидите текстовое поле с надписью Описание, Нажав на это поле, вы можете заполнить информацию о своем проекте: кто такой клиент, что ему нужно, или любые идеи, которые вы хотите включить в свой дизайн.

Все эти детали могут быть сложными. Если для выполнения вашей задачи требуется несколько шагов, вы можете добавить подзадачи, чтобы отслеживать их.

Чтобы создать подзадачу, нажмите на ее значок в верхней части карты задач, который здесь выделен красным цветом.

Создать проект Asana Добавить подзадачу

Это автоматически создаст для вас подзадачу. Как и в родительской задаче, вы можете назвать ее, указать срок выполнения или назначить ее другому лицу.

Если главная задача настроена как частная, вам нужно будет назначить подзадачу. Чтобы быстро назначить задачу, щелкните значок человека, затем нажмите Назначить мне,

Создать проект Asana Назначить мне подзадачу

Теперь, когда вы создали одну подзадачу, вы можете создать дополнительные подзадачи в своей карте задач.

Создать проект Asana Добавить больше подзадач

Вы также можете переупорядочить подзадачи, щелкая и перетаскивая их, используя шесть точек, расположенных слева от каждой галочки. Это полезно, если вы создаете свои подзадачи не по порядку.

Шаг 6: Добавление тегов

Создать проект Asana Добавить теги

После того как вы создали свои подзадачи, вы можете пометить этот проект так, чтобы вам было легче его найти. Чтобы пометить это, нажмите Tab + T поднять свой флажок. Это поле появится над вашими подзадачами.

Я собираюсь пометить этот проект как «учебные пособия», но, как вы видите, у меня пока нет этого тега. Чтобы создать его, нажмите на синее поле с надписью Новый тег, Асана сгенерирует это для вас.

Шаг 7: Завершение задачи

Создать проект Asana Завершить задачу

Итак, теперь, когда мы завершили настройку повторяющихся и одноразовых заданий, нам осталось сделать гораздо больше, чем «завершить» их.

Когда вы закончите задачу или подзадачу, нажмите на галочки рядом с элементом. Они станут зелеными, когда закончат.

Шаг 8: Удаление задачи

Создать проект Asana Удалить задачу

Что если вы хотите удалить задачу, которая больше не активна? Нажмите на три точки в верхнем правом углу вашей задачи и выберите Удалить задачу,

Создать проект Asana Удалить задачу навсегда

Как только вы это сделаете, Асана предложит вам: вы хотите отменить последнее действие или навсегда избавиться от задачи? Если вы уверены, что вам больше не нужна эта задача, нажмите Удалить навсегда и Асана сотрет это.

Используйте асану, чтобы организовать свою жизнь

Как вы можете видеть, способность Asana управлять вашими творческими проектами — и настраивать их — может быть реализована всего за несколько простых шагов.

Это не единственный инструмент, который может помочь вам с вашим временем и проектами, и если вы ищете дополнительную информацию, у нас есть большой список бесплатных инструментов управления проектами

Лучший бесплатный инструмент для управления проектами для вас

Лучший бесплатный инструмент для управления проектами для вас
Вам не нужен Microsoft Project для управления проектом. Но какой бесплатный инструмент управления проектами вам подходит? Используйте эти стратегические вопросы, чтобы выбрать.
Прочитайте больше

для тебя.

Узнайте больше о: Управление проектами, Управление задачами, Управление временем, Список дел.